Definition: Was ist ein Medienbruch?

Ein Medienbruch entsteht immer dann, wenn Daten und Informationen innerhalb einer Informationsübertragungskette von einem Medium in ein anderes übertragen werden oder übertragen werden müssen.

Ein Beispiel könnte so aussehen: Sie erhalten einen Anruf mit relevanten Informationen. Diese Informationen schreiben Sie in eine E-Mail und schicken sie an eine Kollegin weiter. Die Kollegin überträgt die Informationen anschließen in ein CRM-System.

In diesem Beispiel kommt es zu zwei Medienbrüchen, einmal bei der Verschriftlichung der mündlichen Inhalte und einmal beim Übertrag von einer E-Mail in ein anderes System.

Welche Probleme & Nachteile bringen Medienbrüche mit sich?

Ein Medienbruch ist also eine Störung in der Informationskette und als solche bringt er unweigerlich eine Reihe von Nachteilen und Problemen mit sich.

Prozessuale Probleme

Unser Beispiel oben zeigt es bereits sehr schön: Immer dann, wenn sich ein Medienbruch in einem Prozess eingenistet hat, ist das ein sicheres Zeichen für unstrukturierte und ineffiziente Abläufe. Die einzelnen Medien entlang einer Übertragungskette sind nicht durchgehend integriert, wodurch höhere Verarbeitungszeiten entstehen. Das wiederum verursacht Probleme bei Datenbeschaffungs- und Verarbeitungsprozessen – ganz zu schweigen von der geringen Transparenz über Abläufe und Datenflüsse.

Probleme mit der Datenqualität

Stellen Sie sich vor, Sie müssen die händische Niederschrift eines Anrufs manuell in ein digitales System übertragen. In diesem Prozess gibt es bereits mindestens zwei Quellen für Übertragungsfehler. Jeder Medienbruch erhöht die Fehleranfälligkeit bei der Datenübertragung. Das führt dazu, dass die Qualität der Daten und Informationen leidet und ein beträchtliches Risiko für Datenverlust oder -verfälschung entsteht.

Datenhaltung & Compliance

Daten, die auf verschiedenen Medien oder an verteilten Speicherorten abliegen, verursachen nicht nur eine doppelte Datenhaltung. Sie führen auch dazu, dass Datensätze mit unterschiedlicher Aktualität entstehen können. Das wiederum kann Auswirkungen auf Ihre Compliance haben – vor allem, wenn es sich um sensible Daten handelt. Potenzielle Sicherheits- und Compliance-Verstöße sind eine reale Gefahr.

Beispiele für Medienbrüche

Ein Gespräch zu Papier bringen – das ist sicherlich einer der offensichtlichsten Medienbrüche. Allerdings treten sie auch an Stellen auf, wo man beim ersten Gedanken vielleicht gar nicht von einem Medienbruch sprechen würde. Aber fangen wir beim Offensichtlichen an:

Von analog zu digital

Wenn analoge und digitale Prozesse aufeinandertreffen, dann heißt das meist: Informationen werden zunächst auf Papier erfasst und anschließend manuell in ein digitales System übertragen. Ein gar nicht so ungewöhnliches Beispiel findet sich im Produktionsalltag.

Stellen Sie sich vor, Sie erhalten auf digitalem Weg einen Auftrag. Medium 1 ist der digitale Träger. Im Anschluss drucken Sie den Auftrag und die relevanten Anleitungen für die Produktion aus. Hier haben wir den ersten Medienbruch. Ihre Werker arbeiten mit dem Papier und dokumentieren während der Produktion manuell auf dem Papier. Danach werden die dokumentierten Daten wieder manuell in ein digitales System zurückübertragen – Medienbruch Nummer 2.

Von digital zu digital

Medienbrüche entstehen auch dann, wenn Daten zwischen verschiedenen Software-Anwendungen übertragen werden. Das passiert immer dann, wenn die Systeme nicht miteinander verbunden sind und Daten nicht automatisch tauschen können. Dann ist immer eine manuelle Übertragung nötig.

Ein Beispiel: Sie benötigen bestimmte Kundendaten in Ihrem Projektmanagement-Tool und in der Buchhaltungssoftware. Also starten Sie Ihr CRM und übertragen sie per Hand in die Zielsysteme.

Von extern zu intern und umgekehrt

Medienbrüche entstehen auch, wenn Sie Daten mit Dritten – zum Beispiel Lieferanten oder Partnern – tauschen. Mit Medienbruch bedeutet das: Bei nicht aufeinander abgestimmten Systemen läuft es abermals auf eine manuelle Übertragung von Daten hinaus. Ohne Medienbrüche hingegen konvertieren die Systeme die jeweiligen Daten und stellen die Kompatibilität zwischen den Systemen sicher.

Wie können Sie Medienbrüche vermeiden?

Wenn Sie alle Medienbrüche aus Ihrem Unternehmen verbannen wollen, dann haben Sie unter Umständen ein bisschen Arbeit vor sich. Wie Sie gesehen haben, reicht ein Wechsel von analog zu digital nicht aus. Die Systeme müssen aufeinander abgestimmt und ineinander integriert sein. Wollen Sie Medienbrüche effektiv vermeiden, sollten Sie:

• Prozesse standardisieren, um eine Vereinheitlichung von Arbeitsabläufen zu erreichen
• klarer Richtlinien und Verfahren zur Erfassung, Verarbeitung und Übertragung von Informationen einführen
• den Digitalisierungsgrad Ihres Unternehmens erhöhen, indem Sie analoge Prozesse durch geeignete Software ablösen
• durchgängige Informationsflüsse herstellen
• neue Systeme nahtlos in die bestehende IT-Systemlandschaft integrieren
• automatisierte Workflows und Datenübertragungen zur Reduzierung manueller Eingriffe etablieren
• Ihre Mitarbeitenden in der Nutzung der eingesetzten Software und der definierten Prozesse schulen

Stellen Sie sich vor, Ihre Mitarbeitenden in Fertigung und Montage würden durchgängig digital unterstützt – von der Auftragsabarbeitung bis hin zur Dokumentation, ganz ohne Medienbrüche und mit der Gewissheit, optimal abzuliefern. Ein klarer Fall für unser Werkerassistenzsystem weasl.

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