Definition: Was bedeutet Dokumentenlenkung?

Dokumentenlenkung ist ein Grundprinzip des Qualitätsmanagements und bezeichnet die systematische Steuerung und Kontrolle von Dokumenten über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg.

Zu diesem Lebenszyklus gehören:

• die Erstellung von Dokumenten
• die Bearbeitung (also Änderungen und Aktualisierungen)
• die Prüfung und Genehmigung
• die Freigabe von Dokumenten
• die automatische Verteilung an die richtigen Empfänger
• die revisionssichere Archivierung aller Informationen
• und die Vernichtung von Dokumenten

Die Dokumentenlenkung ist auch in der ISO 9001 von zentraler Bedeutung. Hier spricht man von der Lenkung dokumentierter Informationen. Im Zuge der ISO 9001 müssen zertifizierte Unternehmen ein zunehmendes Maß an Dokumentation verwalten und sichern. In diesem Zusammenhang gewinnt eine fundierte Dokumentenlenkung massiv an Bedeutung.

Die drei grundlegenden Phasen der Dokumentenlenkung

Ein Dokument muss bestimmte Phasen durchlaufen, damit es als gelenkt gilt. Sie richten sich gewissermaßen nach dem Lebenszyklus des Dokumentes.

1. Erstellung

Zunächst muss das Dokument erstellt werden. Damit aus diesem ungelenkten ein gelenktes Dokument wird, darf es jetzt nicht in der Dateiablage oder einem Ordner verschwinden, sondern muss in den nächsten Prozessschritt – die Freigabe – übergehen. Ein Grundstock an formalen Informationen muss im Dokument verfügbar sein. Dazu gehören

• die Versionsnummer
• der Verfasser
• und das Datum der Erstellung

2. Freigabe-Workflow

Während der Freigabe wird das Dokument geprüft und freigegeben beziehungsweise zur Revision zurückgegeben. Der Freigabe-Workflow besteht grundlegend aus den Stufen Bearbeitung, Prüfung und Freigabe und kann mehrfach durchlaufen werden. Besteht das Dokument die Prüfung nicht, geht es zurück in die Bearbeitung – solange, bis eine Freigabe erteilt werden kann.

Das freigegebene Dokument enthält weitere formale Informationen, die den Prozess nachvollziehbar machen. Dazu gehören:

• die neue Versionsnummer
• die Bearbeiterin oder der Bearbeiter
• die prüfende Person
• die freigebende Person
• das Datum der Änderungen
• die Freigabegültigkeit

3. Verteilung

Ist das Dokument freigegeben, kann es verteilt werden. Lenkung bedeutet in dieser Phase jedoch, dass es nicht einfach nur an die Mitarbeitenden verteilt wird. Auch hier muss Transparenz über den Umgang mit dem Dokument geschaffen werden.

Empfänger des Dokumentes bestätigen ihre Kenntnisnahme und den Empfang des Dokumentes. Je nach Umfang und Bedeutung des Dokumentes sollten die betroffenen Interessengruppen geschult werden, um das neue Dokument sicher nutzen zu können.

Parallel dazu wird die ungültig gewordene Dokumentenversion aus dem Umlauf genommen und inklusive Dokumentenhistorie archiviert.

Die Vorteile der Dokumentenlenkung

Schaut man pessimistisch auf die Dokumentenlenkung, könnte man sagen: Die Lenkung von Dokumenten erzeugt hohe Aufwände, bindet Ressourcen und erfordert eine hieb- und stichfeste Archivierungsstrategie. Natürlich, da ist etwas dran. Aber im Gegenzug bringt die Dokumentenlenkung unschätzbare Vorteile, die die Nachteile mehr als wettmachen:

1. Mit etablierten Prozessen der Dokumentenlenkung gewährleisten Sie effiziente Abläufe und eine hohe Prozess- und Produktqualität.
2. Dokumentenlenkung macht aus einfachen Dokumenten konsistente, valide und aktuelle Informationen.
3. Mitarbeitende erlangen bei schlagkräftig umgesetzter Dokumentenlenkung einfachen und schnellen Zugriff auf relevante Dokumente.
4. Durch Prüfungs- und Aktualisierungsroutinen sichern Sie Wissen und geben es effizient im Unternehmen weiter.
5. Sie schaffen eine nachvollziehbare Dokumentation von Änderungen, Freigaben und Versionsständen und damit eine bessere Rückverfolgbarkeit und Transparenz.
6. Gelenkte Dokumente sind Gold wert, wenn es um die Einhaltung von Compliance-Vorgaben oder um Audits und Zertifizierungen geht.
7. Durch die Lenkung von Dokumenten stellen Sie die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen, branchenspezifischer Standards und Qualitätsvorgaben sicher.

Ziele der Dokumentenlenkung

Ganz grundlegend soll die Dokumentenlenkung den Umgang mit Ihren Dokumenten im Sinne des Qualitätsmanagements optimieren. Dazu stellt sie die geordnete Verwaltung und gezielte Steuerung aller relevanten Dokumente sicher.

Sie ermöglicht es zudem, die richtigen Informationen zur richtigen Zeit den richtigen Personen zur Verfügung zu stellen.

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