Definition: Was ist ein Schichtübergabe-Protokoll?

Das Schichtübergabe-Protokoll ist ein Dokument, das während der Schichtübergabe erstellt wird. Es dient dem Informationsaustausch zwischen zwei Schichten und soll die lückenlose Informationsweitergabe gewährleisten. Diese Weitergabe ist die Voraussetzung für den nahtlosen Übergang von einer Schicht in die nächste und die damit verbundene Kontinuität im (Produktions-)Betrieb.

Was gehört in ein Schichtübergabe-Protokoll?

Ein Schichtübergabe-Protokoll ist mehr als nur ein willkürlich zusammengeschriebener Übergabezettel. Es ist ein auf den Betrieb abgestimmtes, standardisiertes Formular, das aus der Schichtzusammenfassung, Aktionselementen, Notizfeldern und einem Unterschriftenbereich besteht. Was heißt das im Detail?

Schichtzusammenfassung

Hierin gibt der Mitarbeitende einen Überblick über die vergangene Schicht. Enthalten sein sollten Informationen zu:

• erledigten Aufgaben
• Folgemaßnahmen für das nächste Team
• aufgetretenen Probleme
• dringenden Punkte
• Sicherheitsbeobachtungen

Aktionselemente

In den Aktionselementen wird beschrieben, welche Aktionen die folgende Schicht durchführen soll. Dazu gehört eine klare Auflistung der noch zu erledigenden Aufgaben und ein Überblick über relevante Entscheidungen, die die nächste Schicht treffen muss.

Notizfelder

Natürlich sollte das Schichtübergabe-Protokoll auch Platz für weiterführende Informationen bieten. Dazu können zum Beispiel gehören:

• priorisierte erledigte Aufgaben
• Kundenbeschwerden
• besondere Vorfälle (Incidents)

Unterschriften- / Abzeichnungsbereich

Ein Schichtübergabe-Protokoll ist ein verbindliches Dokument, dessen Richtigkeit und Vollständigkeit von den Beteiligten bestätigt wird. Daher sollte jedes Protokoll Platz bieten für

• Unterschriften von Mitarbeitenden und Vorgesetzten
• die Bestätigung, dass der Bericht von der verantwortlichen Person erstellt wurde
• den Nachweis des Erhalts und der Kenntnisnahme durch die nächste Schicht

Welche Vorteile bringt ein Schichtübergabe-Protokoll

Ein Schichtübergabe-Protokoll vereint Kommunikation und Dokumentation unter sich und leistet einen wertvollen Beitrag zur Optimierung dieser Bereiche. Wichtige Informationen werden in einem solchen Protokoll verschriftlicht und verfügbar gemacht, Kommunikationslücken werden geschlossen. Das schafft Transparenz und Klarheit und hilft dabei, Fehler und Missverständnisse zu minimieren. Zudem stellt es sicher, dass trotz Schichtübergängen alle Mitarbeitenden auf das gemeinsame Ziel hinarbeiten.

Und was bringt ein digitales Schichtübergabe-Protokoll?

Mit einem digitalen Schichtübergabe-Protokoll nehmen Sie zunächst all die allgemeinen Vorteile mit, die wir gerade erläutert haben. Doch es kommen noch einige wertvolle Vorteile hinzu:

• Lesbarkeit / Verständlichkeit: Ein digitales Protokoll scheitert nicht an der Handschrift des Mitarbeitenden. Es garantiert vielmehr, dass jeder alle Eintragungen lesen kann. Zudem verhindert es Unklarheiten.
• einfache Erstellung: Digitale Schichtübergabe-Protokolle können viel leichter erstellt, aktualisiert und versioniert werden. Das erleichtert Ihren Schichtleitern die Arbeit.
• multimedial: Bei Bedarf ergänzen Ihre Mitarbeitenden die digitalen Protokolle einfach durch Bilder oder andere relevante Medien. Dadurch können sie Vorgänge und Vorkommnisse viel anschaulicher darstellen.
• weniger Laufwege: Ein persönliches Übergabe-Meeting oder ein Rundgang am Ende der Schicht? Mit einem digitalen Protokoll ist das nicht mehr nötig. Informationen können ohne Weiteres digital verständlich und fehlinterpretationsfrei übermittelt werden. Das steigert nicht zuletzt Ihre Effizienz und Flexibilität.

Schichtübergabe-Protokoll: Beispiele

Machen wir es ein wenig anschaulicher. Was könnte ein Schichtübergabe-Protokoll in bestimmten Bereichen bewerkstelligen?

Produktion & Fertigung

Beim Übergang von der Tag- zur Nachtschicht transportiert das Protokoll alle wichtigen Informationen, Anweisungen und Ereignisse. Das macht einen reibungslosen Schichtwechsel möglich und sorgt dafür, dass die Produktion ohne Stillstandzeiten weitergehen kann.

Kundendienst

Auch im Kundendienst leistet ein Schichtübergabe-Protokoll wertvolle Dienste. So erfasst und dokumentiert die endende Schicht alle Kundenanfragen und offenen Tickets, um eine nahtlose Weiterbearbeitung durch den nächsten Mitarbeitenden sicherzustellen.

Gesundheitswesen

Gerade hier darf Wissen auf keinem Fall von einer zur nächsten Schicht verloren gehen. In Form des Übergabe-Protokolls werden Patienteninformationen und pflegerische Aufgaben von einer Schicht zur nächsten übermittelt, sodass eine optimale und situationsgerechte Versorgung sichergestellt ist.

Schichtbuch vs. Schichtübergabe-Protokoll

Das Schichtübergabe-Protokoll ist nicht das einzige Mittel, das rund um die Dokumentation wesentlicher Schichtinformationen von Bedeutung ist. Sicherlich ist Ihnen auch das Schichtbuch nicht unbekannt. Allerdings dienen die beiden unterschiedlichen Zwecken. Für das Schichtübergabe-Protokoll haben wir bereits vermerkt, dass es Übergabe von Informationen (Probleme, Änderungen, Anweisungen, etc.) von einer Schicht zur nächsten dient.

Das Schichtbuch hingegen ist eher ein Dokumentations- als ein Kommunikationswerkzeug. Es verzeichnet alle wichtigen Informationen einer Schicht wie

• Anzahl der eingesetzten Mitarbeiter
• Aufgaben, die erledigt werden müssen
• Schichtzeiten

Der Bezug zur tatsächlichen getätigten Produktion sowie ihren Abläufen, Herausforderungen und Problemen bleibt hier unbeachtet. Das Schichtbuch macht damit die Planung der Schicht transparent.

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