Erfahrungswissen sichern für den Wissenstransfer

Erfahrungswissen sichern & für den Wissenstransfer nutzbar machen

Was passiert mit dem Wissen, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt?

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen

  • was Erfahrungswissen ist
  • wie Wissenstransfer funktioniert
  • warum Sie verschiedene Methoden kombinieren sollten.

So funktioniert's

30. Mai 2024  |  Autoren: Maren Fichtner & André Nimtz |  Lesezeit: ca. 13 Minuten

Was ist eigentlich Erfahrungswissen?

„Ich würze nach Gefühl.“ Das ist genau der Satz, den man nicht hören will, wenn man ein schmackhaftes Gericht nachkochen möchte. Gleiches gilt auch bei Prozessen in der täglichen Arbeit. Nur selten hilft ein „Ich mache das nach Erfahrung.“ wirklich weiter. Dabei sind diese Erfahrung und das entsprechende Erfahrungswissen das Elixier erfolgreicher Abläufe.

Erfahrungswissen entstammt dem eigenen praktischen Handeln und Erleben sowie der Anpassung auf die Gegebenheiten. Dieses Wissen ist zunächst immer implizit: Es basiert auf den individuellen Erfahrungen eines Mitarbeitenden und ist schwer an andere Menschen ohne die gleichen Erfahrungswerte vermittelbar. Nur explizites Wissen ist formalisier-, kommunizier- und dokumentierbar.

Dennoch ist das Erfahrungswissen gerade in der Produktion von unschätzbarem Wert und muss gesichert werden. Dafür muss aber das implizite Wissen in explizites Wissen überführt werden. Das geht, wenn der Wissensempfänger durch dokumentierte Anleitung in die Welt des Wissensträgers eintauchen und die gleichen Erfahrungen sammeln kann.

Warum sollte Erfahrungswissen gesichert werden?

Geht es nicht auch ohne Wissenssicherung? Vielleicht macht es der neue Kollege ja anders und sogar besser. Nun ja, sagen wir, die Risiken wiegen deutlich höher als die Kosten. Zumal es zahlreiche Gründe für die Sicherung von Erfahrungswissen gibt:

Grund für Sicherung von Erfahrungswissen: Bestandteil von Normen

Wissenssicherung kann Bestandteil aktueller Normen sein. Zur ISO 9001 gehört sie seit 2015 dazu.

Grund für Sicherung von Erfahrungswissen: Mitarbeiter gehen zur Konkurrenz

Wenn erfahrene Mitarbeiter das Unternehmen wechseln, dann tragen sie ihre Erfahrung zur Konkurrenz, während sie Ihnen verloren geht.

Grund für Sicherung von Erfahrungswissen: Mitarbeiter gehen in den Ruhestand

In den nächsten Jahren gehen zirka 1/3 der aktuellen Mitarbeiter in Rente und mit ihnen 1/3 der Erfahrungen. Können Sie darauf verzichten?

Grund für Sicherung von Erfahrungswissen: Veränderungen begegnen

Mit gesichertem und aufbereitetem Wissen erleichtern Sie sich den Umgang mit Veränderungen (z.B. Mitarbeiterweggang oder Eröffnung neuer Standorte).

Grund für Sicherung von Erfahrungswissen: Wert sichern

Gesichertes, aufbereitetes und aktuell gehaltenes Wissen ist von dauerhaft hohem Wert.

Grund für Sicherung von Erfahrungswissen: Wettbewerbsfähigkeit

Erfahrung und damit Wissen sind eine wichtige Ressource und relevant für die Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit.

Wissenstransfer. Oder: Die Kunst, gesichertes Wissen zu nutzen

Erfahrungswissen nutzen für Wissenstransfer

Wenn ein Erfahrungsträger sein Wissen an einen anderen Mitarbeitenden weitergibt, dann sprechen wir von einem Wissenstransfer. Die Weitergabe und der Austausch von Erfahrungswissen bringen die beteiligten Parteien auf den gleichen Wissensstand. Das Ganze kann zufällig (z.B. beim Gespräch an der Kaffeemaschine) oder gesteuert (z.B. beim gezielten Anlernen eines Mitarbeiters) passieren und ist ein wesentlicher Bestandteil des Wissensmanagements im Unternehmen.

Ein ordentlich aufgesetzter Wissenstransfer verhindert, dass Wissen einfach nur archiviert wird und mit der Zeit veraltet. Da das Wissen für das Einarbeiten von Mitarbeitern genutzt wird, bleibt es aktuell. Jeder Mitarbeitende kann zudem sein eigenes Wissen in den Transfer einbringen. Das schafft nach und nach einen diversifizierten Wissenspool, der Aspekte unterschiedlicher Erfahrungen vereint. Aus diesem Pool schöpfen Sie, um Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit hochzuhalten.

So schaffen Sie einen schlagkräftigen Wissenstransfer

Identifizieren der Wissensträger
Schritt 1:
Identifizieren Sie Wissensträger

Wo liegt das wertvolle Erfahrungswissen? Wer liefert das zugrundeliegende Wissen für einen Transfer? Durch Gespräche mit Führungskräften, Leitern oder auch Mitarbeitenden in Mitarbeiter- oder Entwicklungsgesprächen identifizieren Sie die Wissensträger.

Identifizieren der Wissensbereiche
Schritt 2:
Identifizieren Sie die Wissensbereiche

Finden Sie heraus, wo kritisches und/oder einzigartiges Wissen liegt. Am besten funktioniert das mit einer Wissenslandkarte. Auf diese Weise erkennen Sie, welches Wissen und welche Erfahrung als erstes gesichert werden muss. Halten Sie zudem den IST-Stand fest: Welches Wissen ist bereits vorhanden, welches fehlt noch?

Wissenstransfer durchführen
Schritt 3:
Führen Sie den Wissenstransfer durch

Jetzt können Sie gezielt und fundiert Wissen an Ihre Mitarbeitenden weitergeben.

Unsere Empfehlung: Kombinieren Sie den personifizierten und den kodifizierten Wissenstransfer. Was dahinter steckt, schauen wir uns gleich an.

Kodifizierter Wissenstransfer: Bedeutung und Methoden

„Wissen heißt wissen, wo es geschrieben steht.“ Mit diesem Ausspruch Einsteins könnte man den kodifizierten Wissenstransfer gut zusammenfassen. Prinzipiell geht es hier darum, das Wissen der Wissensträger und -trägerinnen zu erfassen und zu dokumentieren und in dieser dokumentierten Form an die Wissensnehmer weiterzugeben. Das Wissen steht also ganz grundlegend tatsächlich irgendwo geschrieben.

Werfen wir einen kurzen Blick auf zwei Methoden des kodifizierten Wissenstransfers.

Methode 1
Datenbanken (Video, Audio, Text)

Das heißt:

  • Aufzeichnungen von Arbeitsprozessen
  • Interviews mit erfahrenen Mitarbeitenden
  • Wissensdatenbanken, E-Learning, Wikis, Lexika, etc.

Nachteile:

  • Ablageort meist außerhalb der täglich genutzten Systeme
  • durchgängiger Zugriff nur schwer zu gewährleisten
  • hoher Bearbeitung- und Aktualisierungsaufwand
  • hoher Aufwand, um Wissen für alle verständlich aufzubereiten

Vorteile

  • Informationspflege durch die Mitarbeiter selbst
  • Wissen wird digital gesichert
  • zentrale Wissenssammlung, auf die bei Ausfall eines Mitarbeitenden zurückgegriffen werden kann

Methode 2
Werkerführung

Das heißt

  • digitale Arbeitsanweisungen für Mitarbeitende
  • stets aktuelle Schritt-für-Schritt-Anleitungen

Nachteile

  • Initialaufwand bei der Digitalisierung von bestehendem Wissen
  • Wissen eher impliziter Bestandteil der Anweisungen
  • keine eigentliche Wissensdatenbank

Vorteile

  • Mitarbeitende können Feedback / Wissen live zurückspielen
  • schnelle Verteilung der Anweisungen
  • Erfahrungswissen kann in qualifikationsgerechte Anweisungen übersetzt werden
  • Anlernphasen werden verkürzt

Personifizierter Wissenstransfer: Bedeutung und Methoden

Wissenstransfer bei der Kaffeepause

„Redet doch einfach einmal miteinander.“ wäre dann die Zusammenfassung der zweiten Variante des Wissenstransfers – des personifizierten Wissenstransfers. Hier wird das Wissen direkt vom Wissensträger zum Wissensnehmer kommuniziert. Klingt simpel und effizient, oder? Allerdings bringt der personifizierte Wissenstransfer einige Herausforderungen mit sich.

So setzt dieser Wissenstransfer voraus, dass man Zeit und Raum schafft, damit alle effektiv am Transfer teilnehmen können. Zudem ist nicht sichergestellt, dass auch wirklich alle relevanten Wissensträger und wichtiges Erfahrungswissen in den Prozess eingebunden sind. Sprachliche und / oder kulturelle Kommunikationsbarrieren können den Transferprozess nachhaltig beeinträchtigen, Wissen wird eher punktuell und oft nicht stringent reproduzierbar weitergegeben.

Dennoch ist der personifizierte Wissenstransfer auch auf Grund seiner Methodenvielfalt oft das Mittel der Wahl. Schauen wir uns einige der Methoden an.

Methode 1
Altersgemischte Teams

Das heißt

  • Zusammenarbeit in größeren Teams, wobei Altersgruppen gleichmäßig vertreten sind

Nachteile

  • ausgewogene Zusammensetzung nötig, sonst entstehen Minderheitenpositionen

Vorteile

  • regelmäßiger Austausch zu unterschiedlichen Gesichtspunkten
  • dadurch Steigerung der Leistungsfähigkeit der Gruppe

 

Methode 2
Shadowing bzw. Lerntandems

Das heißt

  • ein Wissensträger und ein Wissensnehmer
  • beide schauen sich gegenseitiges über die Schulter

Nachteile

  • zwei Arbeitskräfte arbeiten zeitweise parallel am gleichen Projekt / Produkt
  • Wissensträger nicht zwingend geschult im Anlernen

Vorteile

  • verschiedene Blickwinkel auf die gleichen Aspekte
  • bestehende Routinen hinterfragen und optimieren
  • wenig Vorbereitungsaufwand

 

Methode 3
Mentoring / Paten

Das heißt

  • Mentoren mit Lehrfähigkeiten geben Neulingen Aufgaben, die sie eigenständig abarbeiten müssen und bei Bedarf Hilfe beanspruchen können

Nachteile

  • beim selbstständigen Arbeiten könnten sich Fehler einschleichen, die erst zu spät behoben werden

Vorteile

  • Mentor ist geschult im Anlernen und Führen neuer Kollegen
  • Förderung des selbstständigen Lernen
  • intensivere Auseinandersetzung mit den Prozessen
  • Zugriff auf das soziale Netzwerk des Mentors

 

Methode 4
Workshops

Das heißt

  • Mitarbeitendenworkshops / interne Schulungen, bei denen das Wissen durch geschulte Trainer an größere Personengruppen weitergegeben wird
  • Historienworkshops / Lessons Learned für das Verständnis, warum ein Prozess so ist, wie er ist und wie es zu Entscheidungen gekommen ist

Nachteile

  • zeitversetzt: Wissenslücke wird erst viel später behoben
  • Gießkannenprinzip: so viel Wissen wie möglich an so viele Leute wie möglich gleichzeitig vermitteln
  • Zeitverschwendung: spezifische / hoch spezialisierte Fragestellungen werden nicht beantwortet und Mitarbeitende bekommen nur Wissen vermittelt, über das sie bereits verfügen

Vorteile:

  • lebenslanges Lernen als Standard im Unternehmen etablieren
  • Fehler der Vergangenheit können zukünftig vermieden werden

 

Methode 5
Interviews

Das heißt

  • direkte Absprache und Fragerunde mit den jeweiligen Mitarbeitern

Nachteile

  • Vorbereitung nötig, um gezielte und zielführende Fragen zu stellen
  • im Zeitraum des Interviews sind alle Beteiligten geblockt

Vorteile:

  • Zeitraum, in dem es ganz konkret und ausschließlich um das Thema geht
  • gezieltes Nachfragen und Hinterfragen schafft Einblicke

 

Methode 6
Kaffeepause / Flurgespräche

Das heißt

  • informeller Wissenstransfer im Flur oder an der Kaffeemaschine

Nachteile

  • fehlende Dokumentation für andere Kollegen
  • persönliche Filter: Was davon merke ich mir? Und merke ich es mir richtig?

Vorteile

  • zwangloser Austausch über alltägliche Probleme und Herausforderungen

 

Das ist nur eine Auswahl der Methoden des personifizierten Wissenstransfers, die sich durch Hackathons, Barcamps oder Training within Industry problemlos erweitern ließen. Drei wesentliche Punkte fallen aber schon beim Blick auf unsere Shortlist auf:

  • Wissenstransfer fängt schon bei so grundlegenden Alltäglichkeiten wie dem Gespräch an der Kaffeemaschine an.
  • Es gibt wohl kaum ein Unternehmen, das nicht schon die eine oder andere Methode des personifizierten Wissenstransfers praktiziert.
  • Damit aus dem einfachen Wissenstransfer eine nachhaltige, gelebte Praxis wird, sollten Methoden des personifizierten und des kodifizierten Wissenstransfers kombiniert werden.

Vor allem die dritte Erkenntnis ist wesentlich. Unterstützen Sie zum Beispiel ein altersgemischtes Team durch eine Werkerführung, ergibt sich eine schlagkräftige Kombination für langfristige und effiziente Wissenssicherung.

Voraussetzungen für einen erfolgreichen Wissenstransfer

Voraussetzungen schaffen für Wissenstransfer

Sie kennen jetzt einige der wichtigsten Methoden des Wissenstransfers und manche davon sind denkbar einfach oder bereits im Unternehmen etabliert. Lohnt es sich dennoch, die aktuellen Prozesse auf den Prüfstand zu stellen? Absolut. Denn nur, wenn Sie die passenden Strukturen und Verantwortlichkeiten geschaffen haben, wird aus einem situativen Prozess eine nachhaltige Strategie. Für den Wissenstransfer in Ihrem Unternehmen heißt das ganz konkret:

1. Legen Sie fest, wer das Wissen in Ihrem Unternehmen managen soll.

2. Schaffen Sie Bewusstsein für Wissenstransfer und Wissensmanagement. Das beinhaltet Offenheit dafür, neue Routinen zu etablieren und die Dinge bewusst anders zu machen (Change Management). Auch eine positive Fehlerkultur zählt hier rein.

3. Schaffen Sie Anreize für Wissensträger und Wissensträgerinnen, indem Sie z.B. einen Experten-Status verleihen und Vertretungssicherheit im Urlaub gewährleisten. Ein Wissensträger kommt selten allein.

4. Schaffen Sie Zeit und Räumlichkeiten für den Wissenstransfer. Das reicht vom formalen Meetingraum bis zur gemütlichen Kaffeeküche.

5. Identifizieren Sie die Lerntypen im Unternehmen und richten Sie die Methodik oder auch eine Kombination verschiedener Methoden daran aus.

6. Stellen Sie die passenden Tools (Software und Hardware) zur Sicherung und zum Transfer von Wissen zur Verfügung. Wir empfehlen für manuelle Produktionsbereiche ein Werkerassistenzsystem.

7. Etablieren Sie einen kontinuierlichen Wissenstransfer und Wissenssicherung als festen Bestandteil der täglichen Arbeit. Auch hier kann ein Werkerassistenzsystem sehr gut unterstützen.

Fazit

Erfahrungswissen ist ein Unternehmensschatz, der schwer zu heben ist. Und dennoch ist es unumgänglich, dies zu tun. Das Wissen, das Ihre Mitarbeiter im Laufe Ihrer Arbeit ansammeln, ist ein wesentlicher Schlüssel zu mehr Effizienz, Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit. Um dieses Wissen zu sichern, braucht es die richtigen Werkzeuge und Prozesse. Um dieses Wissen zu transferieren ebenso.

Setzen Sie auf eine Kombination aus Mensch und Technik, um zukunftsfähige Prozesse zu etablieren. Und werfen Sie dafür einen Blick auf etablierte Lösungen wie Werkerassistenzsysteme, die durchaus das Potenzial mitbringen, Wissensschätze ganz „nebenbei“ zu heben.

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Ein Werkerassistenzsystem kann Sie nachhaltig dabei unterstützen, Erfahrungswissen zu sichern und nutzbar zu machen. Wissensträger steuern im Prozess bereits Erfahrungen zur Optimierung bei und andere Kolleginnen und Kollegen können digital davon profitieren. Wie das im Detail aussieht, erfahren Sie in unserem kostenlosen Webinar "Nachhaltige Produktion durch Wissenssicherung". Melden Sie sich gleich an.